Viisi vinkkiä - näin ostat asiantuntijapalveluita

1. Määrittele tavoite

Ennen kuin ryhdyt miettimään, mistä löytäisit sopivan tekijän, sinun on määriteltävä tavoite, jonka saavuttamiseen aiot hankkia ulkopuolista asiantuntemusta. Todennäköisesti tarvitset tueksi organisaatiosi substanssiosaajia, joiden työhön tarve liittyy. Perehdy aiheeseen kunnolla, sillä pinnan alta voi paljastua aivan toisenlaisen asiantuntijuuden tarve kuin olit alun perin olettanut.

2. Älä kilpailuta

Luovuutta ja ongelmanratkaisukykyä ei voi shoppailla mekaanisilla spekseillä kuten sähköä pohjoismaisesta pörssistä tai kuljetinrullia komponenttivalmistajilta. Kokenut asiantuntijapalvelujen ostaja tietää myös, ettei hintakilpailutus ole pätevä menetelmä parhaan vaihtoehdon valintaan. Tutki siis referenssejä, kartoita suosituksia ja keskustele potentiaalisten palveluntarjoajien kanssa ratkaisuvaihtoehdoista.

3. Pyydä ratkaisua

Kuvaile tarjouspyynnössä sekä tavoite, jonka toteuttamiseksi asiantuntijapalvelua olet ostamassa, että kriteerit, joilla laatua arvioidaan. Hyvä tarjouspyyntö ei sido asiantuntijan käsiä vaan antaa mahdollisuuden ehdottaa omaperäistä ratkaisua. Valitse asiantuntija, jonka kanssa on mahdollista rakentaa molemmille osapuolille menestystä tuottava kumppanuus.

4. Laadi fiksu sopimus

Sovi, miten toimeksiannon etenemisestä raportoidaan ja mahdollisista poikkeamista neuvotellaan. Matkan varrella eteen voi tulla kustannuksiin ja aikatauluun vaikuttavia muutostarpeita, joita ei osattu ennakoida sopimusta tehtäessä. Neuvottele sopimukseen pykälä, jossa palveluntarjoaja sitoutuu korvaamaan mahdollisesti joukosta poistuvan avainhenkilön yhtä pätevällä osaajalla. Älä myöskään unohda salassapitolauseketta.

5. Älä jätä konsulttia yksin

Todennäköisesti yrityksessäsi tapahtuu koko ajan muutoksia, jotka vaikuttavat asiantuntijalta tilatun tuotoksen toteutustapaan tai lopputulokseen. Voi olla, ettei jotain sovittua toimenpidettä tarvita tai ehkä toimeksiantoa on täydennettävä joiltain osin: konsultti tarvitsee ajantasaiset, kattavat taustatiedot pystyäkseen toteuttamaan sovitun hankkeen kustannustehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Pidä hänet mukana organisaation sykkeessä, ja saat vastineeksi syvää osaamista ja oikealle taajuudelle viritettyä ymmärrystä.

Ps. Mikä voi mennä pieleen?

Jos et ole tarkkaan määritellyt, minkä tavoitteen toteuttamiseksi palvelua ostat, et voi odottaa asiantuntijalta kirkkaaksi kristallisoitunutta ratkaisua. Hinta edellä -ajattelu ja puutteellinen taustojen selvittely voivat johtaa väärän kumppanin valintaan. Yhteistyö voi haavoittua myös, jos palveluntarjoaja vaihtaa kesken kaiken projektiisi perehtyneen avainhenkilön kokemattomampaan tekijään. Pahimmassa tapauksessa kaikki menee pieleen: aikataulu venyy, kustannukset karkaavat eikä lopputulos vastaa odotuksia.

FAKTA: Osta tuloksia ja kumppanuutta

• Älä sorru kilpailuttamaan hinnalla, vaan pyri kaikille osapuolille menestystä tuovaan kumppanuuteen.
• Valitse asiantuntija, joka kuuntelee sinua ja tarjoaa tavoitettasi vastaavan ratkaisun.
• Ole avoin. Asiantuntija pystyy auttamaan sinua vain, kun vastaat rehellisesti hänen kysymyksiinsä.
• Pidä asiantuntija ajan tasalla organisaation muutoksista, joiden vuoksi tavoitetta ehkä joudutaan tarkistamaan.