Tutkimus selvittää hankintojen nopeuttamista

Tutkimus on Suomessa ensimmäinen, jossa nopeutta tutkitaan hankintojen johtamisen, ei esimerkiksi pelkän hankintaprosessin tai toimitusajan, näkökulmasta.

Aihe on tullut hankinta-alalla ajankohtaiseksi 2010-luvun aikana, vaikka aikaperustainen kilpailuetu on ollut jo 1990-luvulta alkaen yksi johtamisteorioiden suuntauksista.

”Korona-aika toi markkinoille uudenlaista dynamiikkaa ja yllättäviä ilmiöitä. Hankintojen kyky mukautua uuteen tilanteeseen on korostunut niiden myötä”,
Aminoff sanoo.

Nopeus on kyky mukautua

Hankintojen nopeuttamiseen liittyy paradoksi: toisaalta niiltä vaaditaan laatua ja rauhassa tekemistä ja toisaalta kykyä mukautua nopeasti muuttuviin olosuhteisiin sekä asiakkaiden ja tuotekehityksen tarpeisiin.

Hankinnan nopeutumisesta on hyötyä liiketoiminnan erilaisissa vaiheissa.

”Kun uutta liiketoimintaa käynnistetään, pitää hankinnan verkostot, toimittajasuhteet ja hankinnan prosessit pystyä ajamaan nopeasti ylös. Kyseessä voi olla uusi liiketoiminta, uusi alue, uusi tuote tai liiketoiminnan aivan uusi tilanne”, Aminoff sanoo.

Nopeuden vaatimus hankintatoimeen tulee usein liiketoiminnan sisältä, myynnistä tai tuotekehityksestä. Eli siis tahoilta, jotka eivät tunne hankintatoimen dynamiikkaa, eivätkä siksi ymmärrä, etteivät muutokset tapahdu niin nopeasti kuin toivotaan. Hankinnan on kuitenkin kyettävä muuttamaan toimintatapojaan ja sopeuduttava muuttuvaan tilanteeseen.

”Hankinta on yhä useammin mukana liiketoiminnan kehittämisessä, jolloin luodaan esimerkiksi uusi teknologia-alusta. Silloin hankinnan pitää pystyä vastaamaan liiketoiminnan uusiin tarpeisiin”, Lorentz sanoo.

Hankinta saa painetta välillisesti myös loppuasiakkailta, joiden tarpeet uusille palveluille ja tuotteille kasvavat alati.

Syvähaastatteluilla aitoa tietoa

Aminoff, Kaipia ja Lorentz ovat tutkineet hankintojen nopeutta laadullisen tutkimuksen metodeilla haastattelemalla 14 organisaation hankintajohtajaa. Tutkimuksen ensimmäinen haastatteluvaihe alkoi kesällä 2021 ja toinen tehtiin syksyllä 2021.

Tutkimuksen ensimmäinen versio on työstetty ja se täydentyy muun muassa LOGYn Hankintapäivän keskustelujen johtopäätöksillä ja syksyllä 2022 käynnistyvissä yrityskohtaisissa työpajoissa.

Tutkimuksen ensimmäinen tieteellinen artikkeli on määrä saada julkaistua vuoden 2023 aikana. Akateemisen työn rinnalla Lorentz ja Aminoff tekevät työtä yritysten kanssa jakamalla tutkimustietoa yritysten hankintatoimen kehittämiseksi.

Tutkimukseen valittiin tapaustutkimuksen metodilla yrityksiä, joiden liiketoiminnalle hankinnan nopeudella on merkitystä. Valikoinnissa huomioitiin eri toimialojen ja yrityskokojen edustavuus.

”Nopeudella on erilainen merkitys eri toimialoilla. Esimerkiksi elektroniikkateollisuuden komponenttipulan tilanteessa pitää pystyä muuttumaan nopeasti niin, että komponenttien saatavuus on turvattu”, Lorentz sanoo.

Eri tilanteissa tarvitaan erilaista nopeutta

Kun hankintajohtajia on haastateltu, he ovat kertoneet, että nopeus on heille tärkeä aihe ja josta organisaatiot haluavat oppia lisää. Organisaatioiden tilanteesta riippuu, miten tärkeänä nopeutta pidetään.

”Olemme tutkineet mitä nopeus on eli missä tilanteissa nopeudella on merkitystä, ja mitkä ovat nopean hankinnan rakennuspalikat. Emme ole mitanneet, onko hankinta esimerkkiyrityksissä nopeaa, mutta olemme kysyneet niiltä, onko hankinta heidän omasta mielessään riittävän nopeaa”, Aminoff sanoo.

Tutkimuksessa selvitetään hankinnan kolmea erilaista nopeutta. Niistä ensimmäinen on reagointiaika eli vastenopeus uuteen yllättävään tilanteeseen. Miten hankinta on reagoinut koronapandemian aiheuttamiin toimituskatkoksiin tai Venäjän hyökkäyksen seurauksena syntyneeseen materiaalipulaan?

Toinen on muutoskyky eli strateginen mukautumisnopeus: miten hankinta mukautuu teknologiamurroksiin tai asiakaskäyttäytymisen muutoksiin.

Kolmantena nopeuden osatekijänä tutkijoilla on ollut suorittamisnopeus: miten nopeita hankinnan strategiset ja operatiiviset prosessit ovat.

”Pyrimme ymmärtämään, miten nämä kolme nopeutta rakentuvat. Meillä on siitä jo ymmärrystä ja teoreettinen viitekehys. Kukin nopeus koostuu organisaatiorakenteiden, hankinnan prosessien ja ihmisten ominaisuuksista”, Lorentz sanoo.

Struktuuri voi olla esimerkiksi organisaatiossa oleva kriisin hallintarakenne. Prosesseista tyypillinen on ennakoiva toimintatapa muutostilanteessa. Prosesseihin kuuluu myös teknologiat.

Ihmisten osalta ratkaisee osaaminen, taidot ja ihmisten tieto markkinoista.

”Tiedon merkitys nousi tärkeään rooliin eli se, miten ihmiset tuntevat toimittajamarkkinoita vaikuttaa paljon siihen, miten nopeasti voidaan reagoida muuttuvissa tilanteissa”, Lorentz sanoo.

Tunnista puutteesi ja korjaa ne

Yritykset ovat tunnistaneet, että kyky nopeuttaa hankintoja on kriittistä niiden menestykselle. Ongelmana on se, että nopeuden osa-alueita ja kasvattamisen mekanismeja ei välttämättä tunnisteta kokonaisvaltaisesti.

”Haastatteluissa olemme tunnistaneet nopeuteen vaikuttavat osa-alueet ja sen, miten niihin vaikutetaan”,
Aminoff sanoo.

Jos yritys haluaa parantaa vastenopeuttaan eli kykyä reagoida toimittajamarkkinoilla oleviin uhkiin tai mahdollisuuksiin, sen pitää kiinnittää huomioita hankintansa kaikkiin mikroperusteisiin eli rakenteisiin, prosesseihin, teknologioihin ja ihmisiin vastenopeuden näkökulmasta. Tarkat keinovalikoimat eri tilanteisiin on tutkijoilla vielä tarkentumassa, mutta jotain on jo selvillä.

”Jos haluat parantaa vastenopeutta, pitää parantaa markkinatietämystä sekä organisaation että yksilöiden tasolla. Organisaatiolla pitää olla myös matala hierarkia ja kyky luoda yllättävissä tilanteissa nopeasti tiimejä ja työryhmiä”, Lorentz sanoo.

Tilannekohtaisuus eli konteksti on organisaatiolle tärkeä ominaisuus. On ymmärrettävä, miten missäkin tilanteessa kannattaa toimia. Toisaalta tämä riippuu myös organisaatiosta: prosessien formaalisuus voi olla toiselle tärkeämpi kuin toiselle. Tämäkin organisaation on tiedostettava ja perusteltava itselleen.

Hankintaa vailla tarkkaa speksiä

Tutkijat ovat havainneet, että hankintaorganisaatioiden yksi ongelmatilanne on se, kun pitää hankkia sellaista, jota ei vielä tarkoin tiedetä.

Tuotteen speksi ei aina ole hankintavaiheessa määritelty. Tuotekehitys tekee jonkinlaisen määrittelyn hankittavien osien ominaisuuksista ja tämä lähetetään toimittajille.

”Kysymyksessä on usein halu optimoida toimitusnopeutta (speed to delivery). Hankintaprosessin pitää kuitenkin tehdä työnsä niin, että hankinta tuottaa nopeasti arvoa (speed to value). Tällöin toimittajia osallistetaan speksien kehittämiseen ja työtä tehdään iteratiivisesti toimittajien kanssa. Tämä hankintaprosessi sitouttaa toimittajat tiiviisti mukaan yrityksen tuotekehitykseen”, Lorentz sanoo.

Ketterässä hankintaprosessissa toimittajilta toivotaan kehitysehdotuksia spekseihin ja koko hankintaprojektin hallinta on hyvin erilainen kuin aiemmin. Tuloksena on optimaalinen lopputulos mahdollisimman nopeasti. Parhaimmillaan hankintaorganisaatio on oppinut samalla uuden liiketoimintaa palvelevan toimintatavan.

---

Aiheesta lisää Hankintapäivässä torstaina 15.9.2022. Anna Aminoff, Riikka Kaipia ja Harri Lorentz kertovat tarkemmin tutkimuksen tuloksista. Ilmoittaudu mukaan.