Hankintamarkkinatieto on vahvaa valuuttaa

Hankintamarkkinoihin liittyvä tutkimus tuottaa yrityksille tärkeää tietoa strategian tueksi. Tiedon avulla ymmärretään paremmin, mitä hankintamarkkinoilla tapahtuu, mitä innovaatioita syntyy, mitkä ovat keskeisiä toimijoita ja millainen kustannustaso on.

Aihepiiriä tutkineen Turun yliopiston kauppakorkeakoulun apulaisprofessori Harri Lorentzin mukaan organisaatio tarvitsee oman prosessinsa tiedon hankkimiseen, käsittelemiseen, jakamiseen ja hyödyntämiseen päätöksenteossa.

Hankintatoiminnoissa koetaan usein, että siellä jäädään vaihtoaitioon eikä pelin tiimellykseen päästä mukaan.

”Meidän ajatuksemme kuitenkin on, että hankintamarkkinatieto on keskeinen valuutta, jonka avulla hankintatoimi pääsee keskustelemaan yhtä lailla tuotekehityksen tavoitteista kuin työskentelemään johtoryhmässäkin”, Lorentz tähdentää.

Tutkimustiedolla hankinta tekee itsestään relevantin ja strategisen toiminnon.

”Strateginen rooli lunastetaan silloin, kun hankinta pystyy kertomaan oman näkemyksensä siitä, mihin suuntaan hankintamarkkina on menossa, missä ovat uudet teknologiat, mahdollisuudet ja riskit sekä parhaat toimittajat”, Lorentz lisää.

OSA STRATEGISIA TOIMITTAJIA

Toimittajamarkkinat ovat laaja käsite: sillä tarkoitetaan kaikkia potentiaalisia toimittajia.

Puhtaasti toimittajamarkkinoihin liittyvä tutkimus ja hankintamarkkinatietämys eli Supply Market Intelligence (SMI) on jäänyt toistaiseksi vähäiselle huomiolle.

Hankintamarkkinatietämys (SMI) perustuu kyvykkyyteen tuottaa arvokasta tietoa hankintamarkkinoista. Se toimii keskeisenä elementtinä ulkoisten resurssien tietopohjaisessa johtamisessa.

Turun yliopiston kauppakorkeakoulun, Hankenin sekä VTT:n ja Aalto-yliopiston tutkijat Harri Lorentz, Anna Aminoff, Riikka Kaipia, Matti Pihlajamaa, Jesse Ehtamo ja Kari Tanskanen yhdistivät resurssinsa selvittääkseen tiedonhankintaa, sen hyödyntämistä sekä tilannekuvan ylläpitämistä hankintamarkkinoilla.

”SMI on suhteellisen uusi tutkimuksen alue, vaikka sen merkitys on jo pitkään tiedostettu”, apulaisprofessori Anna Aminoff Hankenilta kertoo.

TUNNISTA JA YMMÄRRÄ

Tutkimustyön tuloksena saatiin selville, miten erilaiset tietotarpeet tunnistetaan ja miten ymmärretään niihin sopivat tiedon keräämisen mekanismit.

Yrityksillä pitää olla laaja valikoima erilaisia tapoja hankkia suuria määriä tietoa, mutta myös niin sanottua rikasta tietoa, jota saadaan kanssakäymiseen liittyvillä mekanismeilla kuten messuilla ja keskustelemalla kasvotusten. Tämän tiedon merkitys on kasvussa.

”Yrityksillä on parhaiten hallussaan strategiset toimittajat, mutta ne ovat vain pieni osa potentiaalisista toimittajista. Kun katsotaan koko toimittajamarkkinoiden kenttää, on kyse todella laajasta tietomäärästä”, Aminoff selvittää tutkimustyön tuloksia.

Haasteena on, miten tunnistetaan merkittävä tieto ja löydetään parhaat mahdolliset toimittajat. Hankintamarkkinatutkimuksen avulla selvitetään myös, missä piilevät markkinoiden riskit ja esimerkiksi uusien teknologioiden aiheuttamat disruptiiviset, muutoksiin liittyvät uhat.

”Asian tärkeys yrityksissä tiedostetaan, mutta usein on vaikea löytää resursseja ja aikaa systemaattiseen tiedonhankintaan”, Aminoff lisää. Niinpä tutkijat halusivat auttaa yrityksiä muodostamaan toimintatavan, joka mahdollistaa merkittävän tiedon hankinnan ja käsittelyn.

”Tämä on valtava kokonaisuus yrityksille, joten pitää pystyä asettamaan myös rajat siihen, milloin on tarpeeksi tietoa.”

HANKINTAKATEGORIAT ANALYYSIIN

Tutkimusasetelmaa varten päädyttiin analysoimaan kahdeksan valmistavaa yritystä.

”Etsimme tapaustutkimukseen mukaan keskenään erilaisia, edistyksellisiä yrityksiä, joiden hankintamarkkinatiedon hankinnasta voisi oppia mahdollisimman paljon. Edustetut hankintakategoriat olivat myös hyvin erilaisia hydrauliikasta erilaisiin komponentteihin”, Lorentz kertoo.

Tutkimuksella haluttiin ymmärtää syvällisesti, mihin tietoa tarvitaan ja miten sitä saadaan.

”Tutkimuksemme perustui havainnointiin, mitä yritykset tekevät hankintamarkkinatietoa saadakseen. Monellakaan yrityksellä ei ole mietittynä prosessia, resursseja eikä järjestelmällistä tapaa toimia sen hankkimiseksi, ylläpitämiseksi ja jakamiseksi”, Lorentz lisää.

Kuitenkin yrityksillä olisi tähän monenlaisia työkaluja, kunhan löydettäisiin sopiva yhdistelmä tarpeen ja kapasiteetin välillä. Esimerkiksi digitalisaation avulla vapautetaan aikaa ja resursseja operatiivisesta toiminnasta strategisiin tehtäviin.

TOIMINTAYMPÄRISTÖ SELVILLE

Tutkimuksessa analysoitiin tietotarpeen ominaisuuksia, tiedonhankinnan mekanismeja sekä sitä, miten ne liittyvät toisiinsa.

”Tietotarpeiden ominaisuudet liittyivät joko niiden epävarmuuteen tai moniselitteisyyteen. Epävarmuutta kasvattavat etenkin tietotarpeiden kompleksisuus ja dynamiikka”, Aminoff kertoo tuloksista.

Kompleksisuus tarkoittaa sitä, että toimintaympäristössä on paljon toisiinsa linkittyneitä elementtejä. Dynamiikka puolestaan merkitsee, että ympäristössä on vaihtelevuutta, asiat muuttuvat ja syntyy esimerkiksi uusia teknologiatrendejä. Moniselitteisyys on sidoksissa siihen, kuinka tarkasti tietotarve on yrityksessä määritelty.

”Nämä asiat toimivat ajureina siihen, kuinka paljon ja minkä tyyppistä informaatiota meidän pitää pystyä hankkimaan ja käsittelemään”, summaa Lorentz.

Yrityksen toimintaympäristössä ja hankintamarkkinalla voi olla samanaikaisesti kompleksisuutta ja dynamiikkaa, jotka määrittävät epävarmuuden tason. 

”Näitä ovat esimerkiksi toimittajien määrä, yritysostot sekä hintojen vaihtelut”, Aminoff selvittää.

MEKANISMIT HANKINTAMARKKINATIETOON

Keskeinen erottava tekijä yritysten tietotarpeissa on siinä, kuinka hyvin ne on määritelty. Esimerkiksi alumiinin hinta Lontoon metallipörssissä on esimerkki tarkkaan määritellystä tietotarpeesta.

”Ääriesimerkki on sitten avoin tietotarpeen määrittely siihen, että yrityksen pitäisi löytää tuotteisiinsa nykyistä lujempia materiaaleja hankintamarkkinoilta tai jotakin uutta teknologiaa”, Lorentz kuvaa.

Koska markkinoiden epävarmuuden taklaamiseksi tarvitaan suuria määriä tietoa, sen keräämiseen tarvitaan mekanismeja. Tutkimuksen avulla löydettiin neljä rakenteellista ja kolme informaatioteknologiaan liittyvää mekanismia tiedon keräämiseen hankintamarkkinoilta.

”Esimerkiksi moniselitteisyyden taklaamiseksi pitäisi käyttää mekanismeja, jotka tuottavat rikasta tietoa”, Aminoff kuvaa. Sen sijaan keräämällä strukturoitua, numeerista tietoa, saadaan harvoin rikasta tietoa.

”Juuri moniselitteisyys määrittää pitkälle, minkälaisia mekanismeja ja tapoja pitäisi tiedonhankinnassa käyttää. Kun moniselitteisyys on korkea, käyttöön sopivat tiimit ja asiantuntijaryhmät rikkaan tiedon saamiseksi”, Aminoff lisää. 

---

 

Artikkeli on julkaistu alunperin Osto&Logistiikan numerossa 6/2020.