Hämeenlinnan kaupungin hankintapäällikkö Aapo Korte kertoo, että kehittämisasiat käydään ensin läpi hankintatoimen ohjausryhmässä ennen kuin ne jalkautetaan koko organisaatioon
Hämeenlinnan kaupunki kehittää aktiivisesti omaa hankintaansa
Suomen vanhimmassa sisämaakaupungissa hankintatoimea on viety eteenpäin monella eri tasolla. Uusien työkalujen käyttöönoton lisäksi viestintää on vahvistettu sekä sisäisesti että paikallisten yritysten kanssa.
22.02.2021
Teksti Ari Rytsy kuvat Hämeenlinnan kaupunki
Hämeenlinnan kaupungin edistyksellinen tekeminen huomioitiin vuonna 2019, jolloin kaupunki sijoittui LOGYn Vuoden Julkisten Hankintojen Kehittäjä -kisassa kunniamaininnalla.
Hämeenlinnassa ymmärretään hankintatoimen strateginen merkitys ja siksi hankintojen kehittäminen on koettu tärkeäksi.
”Hankintapalvelut-yksikön perustaminen on ollut monella tapaa avainasemassa, sillä aikaisemmin Hämeenlinnan kaupungilla ei ole ollut käytössään keskitettyä hankintaresurssia. Nyt uusi yksikkö on se taho, joka käytännössä vie kehittämistä eteenpäin”, kertoo Hämeenlinnan kaupungin hankintapäällikkö Aapo Korte.
Vuonna 2015 toteutettiin osana isompaa hanketta kaupungin hankintatoimen nykytilakartoitus haastatteluineen, benchmarking-selvityksineen ja periaatelinjauksineen. Raportti esiteltiin kaupunginhallitukselle seuraavan vuoden alussa.
Asioiden käytäntöön vieminen jäi odottamaan kaupunkitasoisen hankintatoimen resursointia, josta päätettiin kaupungin organisaatiomuutoksen yhteydessä keväällä 2017.
”Vuosituhannen vaihteessa perustettiin hallinnon tukipalveluja, kuten seudullisia yhteishankintoja, tuottava Seutukeskus Oy Häme, jonka huomattava laajentuminen vauhditti osaltaan hankintayksikön perustamista. Tällä hetkellä jopa puolet ulkoisista menoista muodostuu nimenomaan erilaisista hankinnoista”, Korte perustelee.
Ohjausryhmä sisäisen viestinnän kanavana
Tähän mennessä saavutetuista virstanpylväistä Korte nostaa esille muun muassa Hämeenlinnan hankintatoimen ohjausryhmän perustamisen sekä joukon hankinnan ohjausta tukevia ohjeita ja dokumentteja, joihin lukeutuvat esimerkiksi hankintatoimen periaatteet, hankinta- ja sopimusohje sekä hankintakäsikirja.
Muita uudistuksia ovat panostukset kilpailutus- ja sopimushallintajärjestelmiin sekä uusi hankintatoimen vuosikello ja suunnittelutyökalu. Korte korostaa myös avointa vuoropuhelua ja yhdessä tekemisen henkeä.
”Kohta kolme vuotta käytössä ollut hankintatoimen ohjausryhmä on todella tärkeä, koska kehittämisasiat käydään yleensä siellä läpi ja sitä kautta ne saadaan jalkautettua koko organisaatioon. Vaikka ohjausryhmällä ei ole varsinaista päätösvaltaa hankinta-asioihin, on se tärkeä sisäisen viestinnän kanava”, hän toteaa.
Merkittäviä edistysaskelia on otettu myös koulutuksessa sekä viestinnän ja avoimuuden lisäämisessä, mistä kertoo muun muassa Hankinnat ja Hämeenlinna -blogi sekä yhteistyön kasvattaminen paikallisten yrittäjäjärjestöjen kanssa. Kaupungin näkyvyys paikallisessa sekä maakunnallisessa yrittäjäkentässä on omiaan lisäämään kiinnostusta Hämeenlinnan hankintatoimeen ja hankintojen valmisteluun.
Vaikuttavuutta halutaan parantaa
Korte arvioi, että kansallinen julkisten hankintojen hankintastrategia saa monet hankintayksiköt laatimaan oman hankintastrategiansa tai kehittämään jo olemassa olevaa. Hämeenlinnassa tulevaa muutosta on ennakoitu Hankintatoimen periaatteet -asiakirjassa, mutta kansallisesta strategiasta on silti mahdollista löytää uusia näkökulmia. Hankintastrategian on kuitenkin aina tuettava kunnan kokonaisstrategiaa.
”Hämeenlinnassa hankintaosaaminen on kasvanut ja entistä paremmin muistetaan, että hankinta ei ole pelkkää kilpailuttamista. Esimerkiksi vaikuttavuusnäkökulma on iso asia, johon tulemme jatkossa panostamaan. Kehitystyön myötä kaupungin hankintatoimi ja ihmiset tulevat yrityksille tutummiksi, jolloin kanssakäyminen on helpompaa. Toki myös yritysten tulee olla itse aktiivisia”, Korte sanoo.
Uudesta kansallisesta julkisten hankintojen strategiasta sopii toivoa lähtölaukausta hankintatoimen kehittämiselle yhä useammissa suomalaisissa kunnissa ja kaupungeissa. Korte kannustaa lähtemään asiassa rohkeasti eteenpäin, sillä hankintojen kokonaisvaltainen kehittäminen on erinomainen keino ottaa haltuun jokaisessa kunnassa varsin merkittävä menoerä.
”Hankintoja ei pidä nähdä välttämättömänä hankintalaista johtuvana asiana, vaan työkaluna, jolla voidaan saavuttaa hyviä lopputuloksia erityisesti kuntalaisten kannalta. Siksi meillä hankintojen kehittäminen ei pysähdy, vaan sitä tehdään koko ajan”, Korte summaa.
Artikkeli on alunperin julkaistu Osto&Logistiikan numerossa 6/2020.
